La UCR acelera la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público

Para cargar la información institucional al ERP se utilizaron 93 plantillas “hojas de datos” que fueron llenadas por personal de diversas oficinas clave de la administración universitaria: OAF, ORH, OPLAU, OSG, OSUM, OBAS, CI y SIEDIN. 

Los equipos técnicos administrativos e informáticos de primer orden de la Universidad de Costa Rica trabajan a toda máquina para poner en funcionamiento el nuevo Sistema de Planificación de Recursos Empresariales ERP (Enterprise resource planning, ERP, por sus siglas en inglés) que requiere la institución como herramienta de apoyo a la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP). 

A partir de enero del 2025, la UCR, al igual que el resto de las instituciones del sector público, deberá estar trabajando bajo las NICSP tal como lo establece la Ley No.9635 “Fortalecimiento de las finanzas públicas”, para lo cual, tendrá que hacer un cambio total en el manejo de los datos financiero-contables que permita dar respuesta a los nuevos requerimientos que solicita la Contabilidad Nacional. 

El ERP es un sistema integral, un software, que se usa para el manejo empresarial de diferentes elementos y se organiza por módulos independientes. Por ejemplo, puede contener módulos para compras, para manejo de empleados, para manejo de bienes y para el manejo financiero-contable, entre muchos otros.  

En el caso de la UCR se implementarán varios módulos del ERP y se mantendrán en operación otros sistemas con los que ya contaba la institución como el módulo de planillas, el Sistema Institucional Plan Presupuesto (SIPRES) y el módulo de movimientos de puestos, entre otros. Los sistemas UCR que se quedan tienen que comunicarse con el ERP para darle la información del registro financiero contable final. Por eso, durante el 2024 se han tenido que realizar una serie de integraciones. 

“Para la implementación de las normas se busca una herramienta que pueda apoyar esa implementación. De hecho, el proyecto macro, no es la simple instalación del software, sino el cumplimiento con las normas de contabilidad pública, que eso es una exigencia que se le hace a la universidad”, explicó Alonso Alvarado Caballero, funcionario del Centro de Informática (CI) y actual director ejecutivo del proyecto.  

Este proyecto, declarado de interés institucional por la Rectoría, es liderado desde el 2022 por la Comisión de Implementación de las NICSP en la UCR conformada por la Vicerrectoría de Administración, la Oficina de Administración Financiera, la Oficina de Suministros, el Centro de Informática y la Rectoría.

Dicha comisión se encargó de evaluar las opciones de herramientas disponibles en el mercado, elegir la más adecuada para las necesidades institucionales y velar por su implementación semana a semana. 

Según detalla Marlen Salas Guerrero, jefa de la Oficina de Administración Financiera (OAF), luego del análisis realizado por esta comisión, se decidió arrendar un nuevo sistema debido a que el Sistema de Información de Administración Financiera (SIAF), que tiene más de 25 años de operar, presentaba muchas deficiencias que impedirían responder a las nuevas normas, y modificarlo, tendría un costo mayor que arrendar. 

 “Llevar hojas en Excel para llevar una contabilidad tan grande como la Universidad de Costa Rica es muy difícil, y más aún, en los plazos en que se solicita, de ahí que es indispensable el uso de esta nueva herramienta”,  detalló Salas.  

A toda máquina 

La jefa de OAF, reconoce que la implementación de este proyecto que inició el 14 de febrero del 2023, se ha demorado debido a que en el proceso se detectaron múltiples brechas y ajustes en el sistema que la empresa tuvo que solventar para dar respuesta a los requerimientos de la Universidad.  

Tras superar la etapa de ajustes, los equipos técnicos administrativos e informáticos se han dedicado a cargar los datos indispensables para poner en funcionamiento la herramienta, lo que permitirá iniciar la etapa de capacitación de las unidades directamente involucradas para probarlo con información real.  

Salas destaca el compromiso de los equipos de las diferentes unidades que han participado hasta esta etapa del proyecto: OAF, ORH, OPLAU, OSG, OSUM, OBAS, CI y SIEDIN. Estas unidades se encargaron de llenar las 93 plantillas con información institucional. Por ejemplo; catálogos (listas de cosas que la institución requiere), lista de empleados y la información asociada a cada empleado (contienen alrededor de 12 mil registros), tipos de transacciones, entre otras.  

“Hoy por hoy yo siento un equipo muy claro en que este proyecto tiene que salir a partir del 1° de enero, al principio con muchas dudas y temores, lo normal en un proceso de cambio, en este momento el equipo está trabajando de lleno por cumplir” señaló la jefa de OAF.  

Dado que la información se encuentra dispersa en diferentes oficinas, en algunos casos, para el llenado de una plantilla se requirió dos y hasta tres oficinas, lo que implica ponerse de acuerdo y hacer que los datos coincidan. Una vez cargada la información se realiza la carga de saldos, que son transacciones que están en proceso. 

“La carga de datos de información general y los catálogos ya está al 98% por lo que ya podemos empezar a cargar saldos” detalló Alonso Alvarado. Se prevé completar esta etapa en agosto del 2024 para inmediatamente dar inicio con las pruebas y capacitaciones con los usuarios que van a arrancar en enero del 2025.

Alvarado aclaró que para enero solo algunas oficinas tendrán que estar usando el ERP, por lo que se capacitará primero a estos usuarios, mientras que las unidades académicas no se verán afectadas inicialmente por el cambio. 

Ventajas del ERP 

El ERP es un sistema integral que permite automatizar los procesos financieros, contables y presupuestarios, además de centralizar todas las transacciones que se llevan a cabo desde la institución. El mismo incluye dos corrientes: la corriente contable y la corriente de presupuesto.  

Esta herramienta ofrece varias ventajas para la institución, ya que facilita el acceso y visualización de la información contable, lo cual, es vital para la toma de decisiones, para garantizar la transparencia y cumplir con lo solicitado por la Contabilidad Nacional en los tiempos requeridos.  

El sistema tiene diferentes variables que pueden consultar los usuarios y generar la información inmediatamente, de forma total o segmentada por sede y recinto o por segmentos más pequeños, a diferencia del sistema actual, que requiere que una persona baje, procesa y elabore la información solicitada por los usuarios o interesados. 

Además, la corriente contable alerta a la administración, a directores y directoras de las unidades y a sus equipos técnicos sobre la situación financiera institucional. Por ejemplo; si hay cuentas o compromisos por cancelar o si se han generado cuentas por cobrar a terceros, el sistema alertará de que existen esas obligaciones por cubrir.