La Coordinación Institucional de Atención de Emergencias (CIAE) se activó oficialmente ante los riesgos asociados a la época lluviosa

La Coordinación Institucional de Atención de Emergencias (CIAE) se activó por primera vez el 14 de junio de 2024 ante el riesgo del impacto en la dinámica institucional de las ondas tropicales #8 y #9, las cuales motivaron la declaratoria de alertas naranja y amarilla por parte de Comisión Nacional de Prevención de Riesgo y Atención de Emergencias (CNE) la semana anterior. 

A partir del 14 de junio de 2024 quedó conformada oficialmente la CIAE, nuevo órgano que sustituye al Centro Coordinador Institucional de Operaciones (CCIO), instancia que tuvo un papel destacado en la respuesta de la Universidad de Costa Rica (UCR) durante las emergencias generadas por el Huracán Otto en 2016, por la Tormenta Tropical Nate en 2017 y por la pandemia de COVID-19 en el año 2020.  

La CIAE fue creada mediante el reglamento “Reglamento Organización y Funcionamiento de la Gestión del Riesgo de Desastres y Atención de Emergencias en la Universidad de Costa Rica” aprobado y promulgado mediante la Resolución de Rectoría R-224-2019.  

Este órgano cumple una importante función para la institución, pues facilita la toma de decisiones coordinada y contribuye a resistir el impacto asociado a eventos disruptivos independientemente si son de origen natural o antrópicos y seguir operando poco después de ocurrido el evento sin afectar la prestación de los servicios o minimizando la afectación.  Entre sus funciones también está establecer mecanismos de prevención, adecuada atención y recuperación ante algún incidente que afecte la continuidad del servicio. 

Así lo destacó el Dr. Roberto Guillén Pacheco, vicerrector de Administración y coordinador de la CIAE, “esta estructura nos permite fortalecer la prevención y la atención de emergencias de manera coordinada, y sobre todo, nos permite articular los esfuerzos de las diferentes instancias de la Universidad con el fin de que estemos preparados y debidamente capacitados con los protocolos necesarios para atender cualquier situación de emergencia y evitar al máximo la suspensión del servicio que la institución presta al país”.  

Su primera tarea fue analizar la situación proyectada para los días 15, 16 y 17 de junio por el paso de las ondas tropicales #8 y #9, y emitir mediante un comunicado interno, los lineamientos y recomendaciones para desarrollar las actividades universitarias bajo dicho escenario, con el fin de garantizar la salvaguarda de la comunidad universitaria. 

Reglamento 

El reglamento “Reglamento Organización y Funcionamiento de la Gestión del Riesgo de Desastres y Atención de Emergencias en la Universidad de Costa Rica” establece la creación de tres nuevas instancias que conforman la estructura institucional para la gestión del riesgo de desastres: la Unidad de Gestión del Riesgo de Desastres (UGRD), la Coordinación Institucional para la Atención de Emergencias (CIAE) y los Comités de Gestión del Riesgo y Atención de Emergencias (COGRAE). 

“Es importante destacar que cada una de estas instancias desempeña un papel esencial en la identificación y reducción de riesgos, así como la preparación y respuesta ante situaciones emergencia que puedan afectar a nuestra comunidad universitaria”, comentó la M. Sc. Kattia M. Medina Arias, coordinadora de la Unidad de Gestión del Riesgo de Desastres (UGRD), adscrita a la Vicerrectoría de Administración. Esta unidad sustituye al anterior Programa de Gestión del Riesgo y Reducción de Desastres (PGRRD). 

Medina agregó que “la conformación oficial de la CIAE y la reorganización estructural mediante el nuevo reglamento son testimonios del compromiso de la Universidad de Costa Rica con la seguridad y el bienestar de su comunidad. A través de estas medidas, se busca asegurar una respuesta eficiente y coordinada ante cualquier eventualidad, garantizando así un entorno más seguro y resiliente para todas las personas que son parte de la universidad”. 

Nuevo modelo de gobernanza 

La implementación de la CIAE se concretó hasta el 2024 mediante la Resolución R-104-2024 que define a sus integrantes. A diferencia de su predecesor, esta integra a representantes de la Rectoría y de las cuatro vicerrectorías, además de la VRA, la UGRD y las jefaturas de oficinas clave en la cadena de mando de la Universidad de Costa Rica. 

Al respecto, Johnny Rodríguez Gutiérrez, director ejecutivo de la Rectoría, manifestó: “Mediante Resolución R-104-2024, la Rectoría define un nuevo modelo de gobernanza para la gestión del riesgo y garantizar la continuidad de los servicios en la Universidad de Costa Rica, partiendo de la premisa de lograr espacios seguros en todas sus sedes y recintos”.  

Rodríguez agregó que “con esta resolución, se pretende consolidar una estructura en red con todas las sedes regionales, para responder como una sola Universidad a diversas situaciones y riesgos que pueden comprometer la vida de las personas funcionarias, comunidad estudiantil, así como evitar daños al patrimonio universitario”. 

El director ejecutivo de Rectoría destacó que con este modelo también se esperan ordenar los procesos de comunicación para la toma de decisiones, evitar duplicidades en la gestión de recursos y mejorar la articulación de los distintos espacios con los que cuenta la Universidad para la pronta atención de emergencias, en el marco del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo. 

Cambio de representantes 

El viernes 14 de junio, el Vicerrector de Administración, Dr. Roberto Guillén Pacheco, quien coordina la CIAE y ostenta la máxima vocería institucional en situaciones de emergencia, dio la bienvenida a los nuevos miembros y agradeció a los anteriores colaboradores del CCIO por sus aportes. Algunos de ellos se mantienen en la nueva agrupación. 

“Agradezco profundamente el aporte de todas las personas que han colaborado por esta vía en la atención de las diversas situaciones de emergencia que hemos enfrentado como Institución. De ser necesario, les estaremos contactando de manera individual, según corresponda. Nuevamente, muchas gracias por su compromiso y entrega con la Institución” les dijo.  

Desde el 2023, la CIAE trabaja en coordinación con la Oficina de Comunicación Institucional (OCI) para mejorar los mecanismos de gestión de la comunicación ante eventos de crisis o emergencias. Actualmente, se encuentra en proceso de transición en cuanto a la papelería y gestión documental.  

Para realizar consultas en relación con las comunicaciones y operaciones de la CIAE, puede escribir a la Unidad de Gestión del Riesgo de Desastres (UGRD) gestiondwhmfelriesgo  @ucrhxww.ac.cr.