La UCR obtiene el sello de certificación permanente como Entidad Libre de Efectivo

Sello otorgado a la UCR por el Banco Central de Costa Rica

Las transferencias electrónicas de fondos, el sinpe móvil y la plataforma UCR en Línea, en la cual se pueden pagar 270 productos y servicios (entre ellos, la matrícula), han revolucionado el manejo del dinero en la Universidad de Costa Rica en los últimos tres años.

Con la implementación de estas y otras herramientas tecnológicas, la UCR logró obtener el sello por haber cumplido satisfactoriamente con las tres certificaciones anuales y consecutivas del “Programa L” diseñado entre el Banco Central de Costa Rica y las entidades del sistema financiero nacional.

Dicho sello constata los esfuerzos de esta casa de estudios superiores, única en el país en participar en el Programa L, por reducir el uso del efectivo y brindar servicios más ágiles a las personas de la comunidad universitaria y nacional, incluyendo a personas funcionarias encargadas de fondos de trabajo, estudiantes, proveedores y público en general.

“Es de mucho orgullo para la Universidad de Costa Rica ser la primera universidad a nivel nacional, entre las estatales y las privadas, en certificarse libre de efectivo. Una consigna que tenemos a nivel de oficina y a nivel de tesorería es ser pioneros e ir a la vanguardia en todos estos proyectos para beneficio de la comunidad universitaria”, detalló Luis Carlos Soto Quirós, jefe de la Sección de Tesorería de la Oficina de Administración Financiera (OAF).

Representantes del Banco de Costa Rica y del Banco Central participaron en la ceremonia de entrega de la certificación a la Universidad de Costa Rica, misma que fue recibida por personal de la Oficina de Administración Financiera (OAF). 

Seguridad y menores costos

El programa L tiene como objetivo lograr la máxima utilización de los servicios electrónicos que tienen disponibles los clientes para sus transacciones de cobro y pago, lo cual, se traduce en la reducción del riesgo en el manejo del efectivo y de los costos asociados a éste.  

La UCR forma parte de este programa desde febrero del 2021 y actualmente casi el 98% de las transacciones de tesorería se realizan por medio de transferencia de fondos con el Banco de Costa Rica, el Banco Nacional y archivos encriptados con el Banco Popular, explicó el jefe de Tesorería de la OAF.

Por su parte, Marlen Salas Guerrero, directora de la Oficina de Asuntos Financieros (OAF) destacó que el principal logro de este proceso ha sido potenciar las actividades de las personas funcionarias que atendían las cajas, quienes hoy en día se dedican al control y gestión del dinero, así como a la atención de público por medios electrónicos y en la ventanilla única.

“Ciertamente hemos migrado de tener filas largas y tiempos de espera amplios a servicios que con solo ingresar a una computadora se puede hacer una transacción y pagar en línea. Entonces, nuestro personal está respondiendo a esos servicios electrónicos y esas exigencias que como país y como universidad de primer mundo se requieren para modernizarnos” acotó la jefa de OAF.

Esta política de eliminación de efectivo también ha reforzado la seguridad institucional al reducir la posibilidad de hurtos en las oficinas y evitar que los mensajeros u otros funcionarios salgan del campus para hacer pagos en entidades bancarias, lo cual los expone a mayores riesgos. Según la Sección de Tesorería, entre 2023 y 2004 los reportes de hurtos de dinero en efectivo se redujeron a cero.

No obstante, la jefa de OAF reconoce que también existen riesgos asociados a la banca en línea por lo que se han reforzado las medidas de seguridad para hacer frente a las amenazas que pueden ir desde el robo en línea de su ID de usuario/nombre de usuario, contraseña, acceso no autorizado o transacciones fraudulentas hasta ataques de virus o piratería.

Para medir el nivel de avance de esta estrategia, desde el 2020 la OAF realiza cada año encuestas a las personas encargadas de fondos de trabajo en las que reportan el porcentaje de transacciones que realizan en efectivo y electrónicamente, lo que ha permitido constatar los cambios.

UCR en Línea y Sinpe móvil 

Para beneficio de los usuarios se creó el sitio UCR en línea adonde se pueden pagar más de 270 productos y servicios, con cualquier tarjeta y desde cualquier parte del país o del extranjero, eliminando casi por completo la necesidad de acudir a la Universidad para realizar pagos en cajas.

En esta plataforma, que funciona los siete días de la semana, se realizan entre 250 y 300 transacciones diarias en días regulares y se genera un pico a nivel transaccional en la semana previa al vencimiento del recibo de cobro de matrícula, alcanzando hasta 80.000 transacciones al año.

Además, se implementó el Sinpe móvil con el Banco de Costa Rica como un mecanismo de recaudación de dinero para las unidades que venden bienes y servicios.  Las primeras en utilizarlo fueron el Semanario Universidad y la Editorial de la Universidad de Costa Rica y en una segunda etapa se incluirán todas las bibliotecas del Sistema de Bibliotecas, Documentación e Información (SIBDI).

Dentro de las ventajas que ofrece este sistema de cobro es que un mismo número de teléfono asociado a una cuenta bancaria puede ser utilizado por varias unidades y éste distingue automáticamente (mediante un código) las ventas de cada unidad, lo cual, permite verificar el ingreso en tiempo real de cada una. 

Transformación digital y mejores prácticas

Durante estos tres años, la institución fomentó en el personal universitario el uso de tarjetas de compra, transferencias electrónicas y mejores prácticas en el manejo de fondos de trabajo.

“Poco a poco hemos ido educando a los asistentes administrativos responsables de los fondos de trabajo para que vayan disminuyendo el dinero que tienen en sus oficinas porque antes todo lo manejaban mediante efectivo” resaltó Soto Quirós.

Para ello, la Vicerrectoría de Administración mediante Circular VRA-27-2021, solicitó la colaboración de todas las unidades institucionales para que todos los pagos que se realizan en cada una de las dependencias se efectúen por la vía digital, eliminando el uso del dinero físico o cheque bancario.

Con este mismo objetivo, la Oficina de Administración Financiera emitió directrices sobre la forma de realizar los pagos por medio del Fondo de Trabajo asignado, mediante Circular OAF-1-2023, donde se detallan las prácticas para el manejo adecuado en la gestión financiera de los recursos institucionales.

Estas buenas prácticas además permiten a la institución cumplir con la Ley de Control Interno y el Reglamento General para la Administración y Fiscalización de Fondos de Trabajo.

Certificado

El programa L tiene como objetivo lograr la máxima utilización de los servicios electrónicos que tienen disponibles los clientes para sus transacciones de cobro y pago, lo cual, se traduce en la reducción del riesgo en el manejo del efectivo y de los costos asociados a éste.