Manuel Rojas Salas, docente de la Facultad de Derecho

Foto: Laura Rodríguez Rodríguez.

Para nadie resulta un secreto que, a partir de lo acontecido en tiempos de pandemia, el recurso de la firma digital constituyó una herramienta indispensable, de la que incluso la docencia se vio beneficiada, precisamente porque resultaba más ágil en lo relativo a los trámites y evitaba la realización de filas o colas, así como las aglomeraciones de personas, situación absolutamente contraindicada para mitigar los contagios provocados por el COVID-19.

Es por eso que, de la mano con la promulgación de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, N.° 8454, la cual es una ley de orden público, se estableció la validez plena de todos aquellos documentos a los que se les inserta la correspondiente firma digital, con la particularidad de que, por tratarse de una herramienta vinculada directamente a un dispositivo electrónico, por el que se cancela un determinado canon e igualmente requiere de un código de carácter personal o PIN, es un documento auténtico per se.

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En sintonía con ello, el Poder Judicial ha procedido a implementar el establecimiento y utilización del expediente electrónico (así denominado expresamente por la Institución), el cual permite que las personas usuarias puedan, desde sus oficinas o centros de trabajo, presentar demandas y escritos que son subidos de forma directa por la persona usuaria al expediente y tales gestiones deben reputarse como absolutamente válidas.

Si bien la página que contiene el denominado Sistema de Gestión en Línea no resulta ser la más viable o amigable (por cuanto los documentos se agregan de atrás hacia adelante, contrariamente a lo que sucede con el expediente físico) y en muchas ocasiones suele experimentar “caídas” del soporte operativo de la red, realidad que se palpa por parte de abogados y abogadas, también resulta ser cierto que el que se haya implementado el uso del expediente electrónico es un indiscutible avance que corresponde reconocer. Incluso, existe en la página una especie de instructivo a modo de guía y que se denomina Acceso al expediente electrónico.

Es claro también que el propio texto de la ley supracitada detalla en su numeral 5, como excepciones al uso y validez de la firma digital: c) Los actos y convenios relativos al derecho de familia.

Justamente, por eso, resulta harto sorprendente, en materia de pensiones alimentarias, que de una simple “gestión”, como un “pronto despacho”, en el que la parte o representante legal solicita la agilización de los trámites mediante documento con firma digital, se origine una resolución de “prevención”, en donde se le indique al gestionante que:

i) debe ratificar el documento personalmente o

ii) presentarlo con la firma autógrafa, bajo apercibimiento de que no se le dará trámite, si no se acata.

En estos casos, la persona que realiza la gestión es parte del proceso, está debidamente identificada y no está realizando ni un convenio, ni un acto, sino solamente una petición.

Evidentemente, esta manera de proceder origina que la parte usuaria de la firma digital deba apersonarse a realizar las filas en las recepciones de documentos y que, de un modo absolutamente irregular y hasta de índole abusivo, deba realizar la impresión de los documentos a la parte gestionante, quien debe igualmente contratar a un tercero para que los presente físicamente con firma autógrafa, si no dispone de tiempo para ir a dejarlos personalmente.

Es claro que eso solo obedece a una interpretación absolutamente absurda del contenido de la ley, ya que un acto, como tal, vendría a ser el registro de nacimiento de una persona o el pago de alguna deuda preexistente, a modo de ejemplo. Igualmente el acto debe conllevar una manifestación de voluntad, tener un objeto, generar efectos y poseer una causa lícita, de tal forma que es un evento aplicador del Derecho. Por su parte, un convenio implica un acuerdo de partes, que puede ser bilateral o multilateral, según el número de personas que involucre. Es precisamente por eso que, en razón de tratarse de situaciones delicadas, no se permite, por ejemplo, un divorcio por mutuo consentimiento o un convenio sobre relación interparental que contengan firma digital. Lo mismo cabe señalar del reconocimiento de un hijo o una adopción, para citar algunos ejemplos. Se trata entonces de situaciones que expresamente la ley excluye.

Es distinto lo que sucede con gestiones propias del trámite de un expediente, pero todo indica que es una práctica generalizada en materia de pensiones y familia, donde no se aceptan escritos firmados de manera digital, señalando como sustento la norma antes indicada.

Resulta irónico que existan esta clase de “exigencias” en los despachos de Pensiones Alimentarias y Familia, cuando en el Poder Judicial no se cuenta con firma digital, sino con una firma hológrafa que no es otra cosa que la captación de la rúbrica de la persona juzgadora en una imagen, pero que no contiene ni la hora ni la fecha de la firma, ni la denominada marca de agua, requisito indispensable en los términos de la ley. Incluso, en una aplicación a ultranza del criterio que mantienen los mencionados despachos, no sería aceptable, por ende, la forma en que se suscriben las decisiones que se adoptan por juzgadores y juzgadoras y que comunican a las partes.

Hasta ahora, y por razones desconocidas, esta especie de “costumbre” se ha mantenido sin cuestionamiento, pero todo indica que la firma de los documentos del expediente electrónico no se ajusta al contenido normativo, a pesar de encontrarnos ante un Poder del Estado, que se entendería, debe preservar y respetar las leyes y su contenido.