La UCR inicia la ruta de implementación de las nuevas Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público

Las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) conforman  el marco contable establecido por la Junta Internacional de Normas Contables para el Sector Público (IPSASB por sus siglas en inglés), con las cuales se pretende unificar los tratamientos contables de las entidades públicas globalmente.

Para el inicio del  2024 la Universidad de Costa Rica, al igual que el resto de instituciones del sector público, deberán trabajar bajo los lineamientos de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) tal como lo establece la Ley No.9635 “Fortalecimiento de las finanzas públicas”. Para cumplir con la implementación de dichas normas, este marzo inició la etapa de preparación técnica del personal de la institución.

Según detalla Marlene Salas Guerrero, directora de la Oficina de Administración Financiera la UCR (OAF), en este contexto de cambio, la UCR decide hacer una mejora integral a todo su Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF).

“En el 2022 alertamos que el actual sistema ya no respondía a las nuevas normas y el cambio era necesario porque la universidad rinde cuentas de todas las transacciones financieras que hace y debe estar en capacidad de presentar información que muestre en qué estado se encuentra la institución  día a día: cadenas de suministros, recursos humanos, operaciones; permitiendo que se integren en una plataforma común" .

El nuevo sistema permite, en lenguaje universal, capturar la información que tiene que estar, que es oportuna para el mismo día y generarse de manera automática, incluso accesible en los computadores de los respectivos funcionarios en las diferentes unidades de trabajo de la universidad.

Para poder llevar adelante esta mejora y contar con su aplicación a inicios del 2024, el presente mes de marzo la institución hizo el lanzamiento del proyecto para la implementación de una herramienta de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise resource planning, ERP,  por sus siglas en inglés), la cual permitirá automatizar los procesos financieros de la Institución, en cumplimiento con las normas internacionales de contabilidad.

El personal de la OAF participa de diferentes espacios de capacitación, presenciales y virtuales, en torno al cambio que experimentará la institución en su Sistema Integrado de Administración Financiera.

¿Qué es un ERP?

Se trata de un conjunto de sistemas que facilitan la automatización y administración de procesos de distintas áreas, y que potencian estándares internacionales para lograr una mejor calidad de la información financiera. Estos sistemas posibilitan enfrentar problemas tales como la falta de transparencia, la dificultad para establecer comparaciones, entre otras muchas variables. Por su medio se podrá integrar en una plataforma común las finanzas, cadenas de suministros, recursos humanos, operaciones, entre otros. El ERP presentado este mes para la UCR reemplazará el actual Sistema Integrado de Administración Financiera de la universidad y se conectará con otros sistemas institucionales referentes a compras, planillas, planes presupuestarios, unificando así la información financiera de toda la institución.

Este nuevo sistema incluso tiene su respaldo en “la nube”. El respaldo estaría fuera del país, lo cual es una importante  garantía, recalcó la directora de la OAF. “Este ERP ha sido arrendado a una empresa en Costa Rica con experiencia en procesos de normas contables, pero que también garantiza la ejecución de las normas presupuestales, porque tenemos que hacer una separación entre la contabilidad del presupuesto institucional y conciliar ambas pero de manera separada”.

El director de este proyecto, Pedro Céspedes Calderón, destaca que dicho proceso viene desde el año 2022 cuando se conformó una Comisión de Implementación de las NICSP en la UCR, para evaluar el sistema actual y  las opciones de mejora disponibles: “Tras el análisis, se optó por contratar una alternativa ya existente en el mercado, que contará con experiencia en su implementación en instituciones públicas nacionales y que permitiera concretar el proceso en una menor cantidad de tiempo. Se hizo una Prueba de Concepto para conocer la herramienta y así comprobar que supliría las necesidades de la institución,  y se definieron las matrices de roles, cronogramas de trabajo y el análisis de riesgo”.  

Reforzar la transparencia de los números institucionales 

"Contar con un ERP nos ayuda en los procesos de mejora continua del  sistema de información de gestión financiera en cuanto a la transparencia con la que la UCR está comprometida. Todo esto es una oportunidad de crear una estructura que se ajuste a la realidad institucional y nacional”, enfatizó la directora de la OAF.

Los avances y el compromiso de la UCR con la implementación de  las nuevas normas internacionales para el sector público fueron conocidos por el Contador Nacional, Errol Solís Mata, en una  reunión que sostuvo con  los encargados del proyecto este 30 de marzo en la UCR. También, el pasado 24 de marzo se convocó a la sesión de presentación del ERP a todo el personal de la OAF.

A futuro, otra posible mejora que este ERP puede posibilitarle a la institución sería la integración, automatización y optimización de la totalidad de las actividades de apoyo administrativo universitario.