La UCR busca ser la primera universidad pública del país en certificarse como entidad libre de efectivo

La utilización de tarjetas de débito es uno de los mecanismos que pueden implementar las unidades académicas y administrativas de la Universidad en el manejo de los recursos  para gastos menores, en lugar del efectivo.  Laura Rodríguez Rodríguez

La Universidad de Costa Rica (UCR) se encuentra en el proceso de certificarse como entidad libre de efectivo, mediante el Programa L, del Banco Central de Costa Rica, que procura precisamente que las instituciones públicas y privadas utilicen al máximo los servicios electrónicos para las transacciones de cobro y pago, minimizando riesgos y costos por su uso.

Para estos efectos, ya la  Oficina de Administración Financiera (OAF), de la Vicerrectoría de Administración (VRA), con el apoyo de la rectoría, inscribió a la Institución en dicho proceso y a la fecha se encuentra en la etapa de recopilación de información que se debe enviar al ente rector financiero, para ser validada y posteriormente se obtendría la respectiva certificación, lo cual se prevé para principios del segundo semestre del presente año.

El requisito principal del Programa L es que no se utilice más allá de un 10% de efectivo en las transacciones que se realizan  y por ello se envió la circular VRA-27-2021, con el fin de instar a las unidades académicas y administrativas de la Institución a hacer uso principalmente de las tecnologías para hacer los pagos requeridos, sobre todo con los fondos de trabajo, que son los recursos que se manejan para hacer algunos trámites propios, del día a día, de cada unidad.

En dicho documento se informa a la comunidad universitaria que la Universidad de Costa Rica se inscribió como entidad libre de efectivo en marzo del presente año, dados los beneficios que se asocian a implementar esta práctica. “Por lo anterior, les solicitamos su colaboración para que todos los pagos que se realicen en cada una de sus dependencias se efectúen por la vía digital, eliminando el uso del dinero físico o cheque bancario”, expresa Oldemar Rodríguez Rojas, vicerrector de Administración en la misiva.

“Este Programa lo que viene es a ayudarnos como Institución, a nosotros como Oficina y a la misma Vicerrectoría de Administración, es a tratar de tomar acciones en donde todavía tenemos algún manejo de efectivo y minimizarlo”, expresó Pablo Marín Salazar, director de la OAF.

Libre de efectivo

Según reporta el Banco Central, el Programa L, nació en el 2017 y tiene como objetivo lograr la máxima utilización de los servicios electrónicos que tienen disponibles los clientes para sus transacciones de cobro y pago, lo cual se traduce en la reducción del riesgo en el manejo del efectivo y los costos asociados a este.

Según explicó Yuliana Sánchez Sánchez, parte del equipo técnico que se conformó para la certificación de la UCR como entidad libre de efectivo, uno de los beneficios que se destacan es precisamente la disminución de riesgos en la administración del efectivo y al respecto dijo que a veces con los fondos de trabajo se envía a personal de la Institución  a retirar dinero de cajeros automáticos lo que implica un riesgo en el traslado por robo o pérdida, o porque se deja en el escritorio y alguien lo sustrae.

Otro de los beneficios que se apunta es reducir los costos operativos al utilizar medios electrónicos, esto por cuanto el uso de chequeras y de cajeros automáticos genera comisiones que deben pagarse para su uso.

También, Sánchez resalta que se busca brindar mayor seguridad en las transacciones de pago, las cuales pueden realizar las unidades académicas y administrativas a través de las plataformas  de los bancos con los que trabaja la Institución, las cuales son muy robustas en este aspecto.

Se destaca también como un beneficio la mejora en los controles de los cobros y de los pagos que se realizan, esto por cuanto al hacer estas transacciones por medio de las entidades bancarias se da una mayor trazabilidad de todos esos dineros.

Además, se contribuye al desarrollo del sistema de pagos del país, dado el costo que implica para el Banco Central emitir monedas y billetes, lo cual podría disminuir si las instituciones públicas y privadas implementan prácticas para disminuir el uso de efectivo.

Uno de los beneficios específicos para la Universidad de Costa Rica es que se brindarían mejores servicios y alternativas de cobro y pago a los usuarios, lo cual favorecería tanto a la población universitaria, como a las jefaturas administrativas,  por cuanto les facilita mucho más las gestiones de pago y de cobro.

En ese sentido, Luis Carlos Soto Quirós, jefe de la Sección de Tesorería, de la OAF, acotó que por ejemplo, antes cuando se pagaba a proveedores con cheque debían llenar un registro de firmas y esto hacía el trámite de pago más complicado para las empresas que ofrecían sus productos y servicios a la Institución.

En el caso de la UCR, el interés en el Programa L surgió a raíz de información suministrada al respecto por el Banco de Costa Rica, una de las entidades financieras con las que la Institución efectúa transacciones financieras y al analizar el tema se valoró que en la Institución un alto porcentaje de las transacciones de pago y cobro se hacen sin manejo de efectivo.  Entonces, lo que se busca ahora es precisamente potenciar esta práctica que ya desde hace varios años se viene implementando en la Institución, explicó Marín.

Precisamente, la certificación en el Programa L, además de posicionar a la Universidad de Costa Rica  como la primera institución de educación superior pública en el país y además demuestra el compromiso institucional con los procesos de mejora, dijo Soto.

Ya la UCR realiza la mayoría de sus transacciones de pago y de cobro por medio de vías electrónicas, pero este Programa viene a potenciar esas prácticas que ya se venían implementando desde hace varios años, manifestó Marín, quien agregó que incluso meses antes de la pandemia, por la Covid 19, no se hacían trámites en las cajas de la Institución, dado que se han implementado mecanismos de pago y de cobro, como transacciones bancarias y el uso de tarjetas de crédito y débito.

Es por ello, que con el llamado que se hizo, en la circular VRA 27-2021, para que se reduzca el uso de efectivo en el manejo de los fondos de trabajo, Soto explicó que en lugar de ello se les ofrece, a quienes gestionan esos recurso, la posibilidad de que utilicen tarjetas de débito de la Institución, Internet banking, o que se hagan transferencias electrónicas de fondos para el pago o compra de algunos requerimientos de las unidades.

Segundo semestre

Para obtener la certificación del Programa L se requiere seguir una serie de etapas que poco a poco ha ido cumpliendo la Universidad; una de ellas es incentivar a la comunidad universitaria al uso de medios electrónicos para el pago y cobro y además se han tenido varias reuniones con personeros del Banco Central y del Banco de Costa Rica, entidad asesora de la UCR en este tema.

Y se cumplió también con la inscripción al Programa, con el apoyo de la Rectoría, también se completó la matriz inicial de pagos, que es un cuadro donde se enlistan los conceptos de pago y cobro que tramita la Universidad y actualmente se está en la recolección de información, requerida por el Programa, y en la sensibilización del proceso, tanto a lo interno de la OAF, como a la comunidad universitaria.

Ahora, solo falta el envío de la información requerida por el Banco Central, ente que hará una validación de los datos; proceso que se estima tardará alrededor de un mes y luego correspondería definir una fecha para el evento de certificación respectivo.

Para Marín, el Programa L es de gran interés para la Institución “porque vamos a evidenciar que la Universidad trabaja utilizando las tecnologías de la información y minimizando riesgo, que esto es lo que toda auditoría, toda contraloría quiere que las instituciones realicen: minimizar riesgos”, expresó.

Un aspecto que destacó también es que con la coyuntura presupuestaria que experimenta la Institución en estos momentos, se van a bajar costos de administración y operación de los fondos de la Universidad, esto aparte de que en el contexto de pandemia disminuye la posibilidad de contagios por trasiego de efectivo.

“En la condición actual de pandemia, estos proyectos llegan a minimizar el traslado de personas a las oficinas de la Institución, así como la manipulación de efectivo, apoyando las acciones del Ministerio de Salud por minimizar el contagio”, manifestó Marín.

El Banco Central de Costa Rica ha certificado como entidades libres de efectivo a 20 instituciones públicas y privadas del país.