El semáforo: una herramienta para mejorar la comunicación organizacional

El semáforo busca mejorar la comunicación entre las personas para conseguir un ambiente laboral mas armonioso. Karla Richmond

Poner la experiencia al alcance de los demás y que lo que se hace en el Sistema Editorial de Difusión Científica de la Investigación (Siedin) sea relevante para la comunidad universitaria y el país, es la consigna que plantea su director, el Dr. Guillermo Rosabal.

De esta manera, con el objetivo de fortalecer la comunicación interna, entre las personas que laboran en los distintos departamentos del Siedin, se realizó un diagnóstico del clima laboral, que estuvo a cargo del Lic. Yeiner Gutiérrez, promotor de la Salud e investigador del proyecto Cihata en Acción.

A raíz de esto surgió la idea de crear el semáforo, una herramienta blanda y un insumo práctico para mejorar la comunicación interna, que se está utilizando dentro de la unidad, pero que también se pondrá a disposición del público en la Librería UCR.

“Con esta herramienta se busca que las personas, por voluntad, lo apliquen a diario en sus relaciones laborales”, señaló Rosabal.

¿Cómo funciona el semáforo?

El semáforo consta de tres ejes, que están representados con los colores verde, amarillo y rojo.

En el primer eje, el verde se promueve actitudes y comportamientos para una comunicación asertiva y saludable. Por ejemplo, preguntar sobre lo que no conozco o me preocupa, respetar el espacio y ritmo de comunicación de las y los compañeros y apreciar los aportes y necesidades de las demás personas.

En el color amarillo se establece la prevención. Se trata de ponerle atención a opinar sin consultar, a generar confusión o a imponer o asumir, entre otros. Si la persona colaboradora está en alguna de estas situaciones, se da cuenta o lo informa, lo asume y trata de pasar al color verde.

La herramienta se colocó en distinros espacios del Siedin y es de uso opcional. Karla Richmond

Por último, el rojo representa aquellos comportamientos nocivos para las buenas relaciones, que se quieren erradicar, como el chisme o la intriga, el no se puede, o ignorar las intenciones positivas de los compañeros.

“Un entorno laboral saludable se aborda desde la comunicación, aquí empieza el proceso, promover que la persona se sienta libre de opinar en el color verde y si hay algo en amarillo, lo identifiquemos y a partir del trabajo lo contrarrestemos y pasemos a color verde”, explicó Gutiérrez.

Para Jessica Rojas, comunicadora del Siedin, “el semáforo como instrumento nos permite hacer consciencia del nivel de estrés que estoy manejando, localizar el color que tiene un significado y tratar de estar lo más tranquilo posible para realizar mis labores y ser productivo.

También es un herramienta para potenciar la personalidad ya que nos permite expresar las ideas y emociones de una manera respetuosa sin afectar la comunicación con las demás personas”.

La herramienta se distribuyó entre todo el personal y se colocó en diversos lugares del Siedin y es de uso opcional.

“Ahora en pandemia la gente se ha preocupado por que se haga el trabajo pero no se ha preocupado por saber en qué estado está la salud mental de la gente, de los funcionarios y colaboradores”, comentó Rosabal.

El semáforo surge de una necesidad específica, pero se puede trasladar a cualquier otra instancia o dependencia, pues es flexible y se puede adaptar a cada espacio en particular, es por esto que se ha compartido la experiencia con otras unidades de la UCR como la Rectoría, la Oficina de Recursos Humanos, el Instituto de Investigaciones Sociales, con el objetivo de que conozcan la iniciativa por si hay interés en utilizarla. De igual manera, cualquier unidad puede comunicarse con el director del Siedin para profundizar sobre la herramienta.

Además próximamente estará a la venta en la Librería UCR como un insumo para autogestionar la salud mental y la comunicación asertiva.