Centro Coordinador Institucional de Operaciones gestiona con éxito la pandemia por el COVID-19 en la UCR

El conocido ''''pretil'''', de la sede Rodrigo Facio, hoy luce sin la presencia de un solo estudiante, dado que las lecciones se ofrecen en forma virtual en este momento.

Inmediatamente se anunciaron los primeros casos de la enfermedad COVID-19, en el país,  se activó el Centro Coordinador Institucional de Operaciones (CCIO), órgano encargado de gestionar las emergencias en la Universidad de Costa Rica (UCR), y desde entonces se han tomado una serie de medidas que permiten la continuidad de las funciones de la Institución, minimizando las posibilidades de contagio en una comunidad de más de 50.000 personas entre estudiantes y personal docente y administrativo, en todo el país.

A la fecha, los desafíos han sido muchos, pero también los logros porque rápidamente se trasladaron las clases presenciales a virtuales y de igual forma el trabajo del personal administrativo se realiza, desde marzo del presente año, de forma remota, lo que ha favorecido que al presente solo se hayan presentado 16 casos de personas contagiadas y que estaban trabajando y 5 más de personal que estaba en otras modalidades laborales.

El CCIO, se mantiene activo desde el 9 de marzo del presente año, actuando como un ente de coordinación y autoridad máxima en el manejo de la emergencia por la pandemia dentro del campus universitario.

Internamente, se mantiene en contante comunicación con el Consejo de rectoría, integrado por el rector de la Institución y las personas vicerrectoras de docencia, investigación, vida estudiantil, acción social y administración.

A nivel nacional coordina con el Centro de Operaciones de Emergencia (COE), mediante la Mesa de educación, conformada por los subcomités de gestión de riesgos del Consejo Nacional de Rectores (CONARE).

Al momento, este Centro coordinador Institucional de Operaciones ha emitido 22 comunicados sobre diversas acciones que debían acatarse en las distintas unidades académicas y administrativas de la Institución.

Entre ellos, a solo dos días de activarse se dedició la suspensión de lecciones presenciales y se tomó el acuerdo de enviar a trabajar al personal de forma remota, dado el peligro de contagio que implican las instituciones de educación.

Un recuento de sus logros incluye precisamente que en forma inmediata se logró pasar a la virtualidad docente, no sin dificultades en un principio, pero se pudo mejorar la plataforma de mediación virtual Metics donde los estudiantes y docentes pueden recibir y dar sus lecciones.

Además, ya para el 16 de marzo se decreta el trabajo remoto y se crean y se ponen a disposición los documentos respectivos que avalan esta nueva modalidad de trabajo para el personal de la Universidad de Costa Rica.

Para los estudiantes se han adquirido alrededor de 4.000 tabletas con tarjetas para acceso a Internet, las cuales se les han distribuido especialmente a quienes, no cuentan con recursos económicos para proveerse de estos mecanismos para continuar con su formación de forma virtual.

Ya para junio se publicó el protocolo general para el desarrollo de actividades en el marco de la emergencia por el SARS-CoV2, el cual está basado en los lineamientos del Ministerio de Salud y aplicado a la actividad de educación superior que realiza la Institución.

 Este documento, elaborado por la Oficina de Bienestar y Salud, en el marco del CCIO, se constituye en la base para que cada una de las unidades académicas y administrativas preparen, presenten a las autoridades, para su aprobación y lo socialicen con su personal, con el fin de estar preparados para cuando llegue la Fase 4, donde se prevé una gradualidad en las actividades presenciales.

También, a solicitud del COE, se gestionó la colaboración de personal y estudiantes de la UCR para mejorar el proceso de producción de la Fábrica Nacional de Licores (FANAL), en el momento en que su producción aumentó considerablemente, a raíz de la demanda por alcohol gel que tenía la población y ante la escasez en el mercado.

Balance

A seis meses de que se presentaron los primeros casos de COVID-19 en el país y de que consecuentemente se activó el CCIO, para atender la emergencia a lo interno de la UCR, el balance es considerado muy valioso por diferentes personas.

El CCIO cuenta con una sede propia para sus reuniones, en casos de emergencias. En estos momentos, esas reuniones se realizan de forma virtual.

Para José Francisco Aguilar Pereira, vicerrector de Administración y coordinador del CCIO, desde mayo del presente año (anteriormente estuvo Carlos Araya Leandro, quien hoy funge como rector), a partir de ese mes se empezó a emprender un proceso de dimensionamiento de una Fase 4, donde se habilitaría una gradualidad de presencialidad.

A raíz de esto se implementó toda una logística de un levantamiento, a nivel institucional de cuáles eran aquellas actividades que requieren presencialidad responsable, pero que está limitada a un 15% del aforo de cada una de las unidades académicas. Esto se logró mediante una matriz de información que preparó el Centro de Informática, donde se puede ver de una forma actualizada quienes están trabajando de forma remota o presencial o en alguna otra modalidad.

De este modo se pudo tener una dimensión de esas actividades y poder prever cuáles eran los equipos de protección que se requerían para esas personas, cuyo trabajo solo puede ser realizado de forma presencial.

“Entonces, en el proceso de identificar esa línea presencial responsable y el tener un protocolo específico se requiere toda una línea de aprobación y de conocimiento para poder implementar la logística y suplir los equipos y las necesidades que se tienen para efectos de tener esa meta de tener esa persona responsable, de tener un protocolo específico bien reflexionado o bien socializado en el grupo de la unidad académica y sobre todo tener un marco de comunicación efectiva, para efectos de cómo evaluar esa parte operativa de ese protocolo y también en caso de que se dé una eventualidad de un caso positivo, cómo atender o en caso de una emergencia propia, particular de la unidad, cuáles son los elementos que se deberían considerar para efectos de tener una respuesta adecuada”, explicó Aguilar.

Este proceso de generación de los propios protocolos de cada unidad generó mucha consulta y también los constantes cambios en las medidas de protección, a raíz de las nuevas disposiciones de la Casa presidencial o del Ministerio de Salud, lo cual obligaba a ajustarse a ese dinamismo, que ha enseñado a estar muy atentos y que el beneficio de la salud de la individualidad es el beneficio de la colectividad, según considera el coordinador del CCIO.

Para efectos de la Universidad de Costa Rica la apertura comercial que se inició a partir del 9 de setiembre no implica un cambio en las condiciones internas, ya que se mantiene la educación virtual y el trabajo remoto hasta que se llegue a Fase 4, donde no se prevé tampoco un 100% de presencialidad, pero sí una gradualidad en la presencia de personal y de estudiantes en los diferentes campus, lo cual no se visualiza para el presente año.

“Es importante destacar que los centros de estudio son de alto riesgo y en eso hay que ser muy riguroso en la aplicación de los protocolos y en ese sentido la comunidad universitaria ha sido muy responsable, muy clara y muy responsable en sus acciones y estamos en un proceso de tener una mayor cobertura de esa concientización de las diferentes actividades”, dijo Aguilar.

Entre los principales retos que se advierten para los próximos meses están precisamente la instrumentación de los protocolos específicos en todas las actividades de la Universidad, así como la implementación de protocolos para actividades específicas que incluyen una importante concentración de personas como son la aplicación de la prueba de aptitud académica para el estudiantado que desea ingresar en el 2021 a estudiar a la UCR, así como las elecciones para escoger a la persona rectora de la Institución, ya que estarían llamadas a votar, de forma presencial más de 2.000 personas.

Sobre su propia experiencia como coordinador del CCIO Aguilar expresó que la institución cuenta con una gran cantidad de profesionales expertos en diferentes temas de emergencias y que hay conciencia hacia la atención de la emergencia, “aquí lo importante es conocer la institución y articularlo de forma apropiada y en ese sentido esa ha sido mi labor de una buena escucha y con el conocimiento que tengo de la institución,  ser un facilitador para ir convergiendo”.

Prevención de riesgo

Jorge Rodríguez Ramírez, coordinador del Programa Gestión del Riesgo y Reducción de Desastres de la Institución, y miembro del CCIO recordó que este órgano nació precisamente con el objetivo de gestionar el riesgo ante una posible situación de emergencia que pudiera enfrentar la Universidad y de hecho ya se había reunido en los casos de los huracanes Otto y Nate, cuando se tuvo afectación en el país. En esas ocasiones se reunía desde antes del impacto de estos fenómenos para revisar la evolución y valorar las decisiones a tomar.

“Con el COVID-19 realmente yo creo que nadie en el país estaba preparado para lo que se nos venía encima, hemos ido aprendiendo en el camino, tomando decisiones, de acuerdo a como se van presentando los panoramas o los escenarios van cambiando. El CCIO lo que busca de alguna manera es mantener la operación de la institución, aunque sea a un mínimo, pero la institución nunca, nunca se ha cerrado”, expresó Rodríguez.

Y agregó que a pesar de que la Universidad nunca ha dejado de dar los servicios que le competen, sí se ha antepuesto la seguridad y la vida de las personas ante todo, sin descuidar las actividades de docencia, de investigación vital para mantener a la Institución y al país funcionando, como la que generan los centros e institutos que en estos momentos están dando soporte al combate de la pandemia a nivel nacional.

En referencia a los cambios que se prevén con la apertura comercial que inició el 9 de setiembre expresó que “es importante aclarar eso, esa apertura  va más orientada al tema económico, a la reactivación económica del país, pero la semana pasada la ministra de Educación lo dijo, las clases no van, presencialmente hasta finalizar el año seguiremos virtual”, recalcó en referencia a la no presencialidad en las instalaciones de la UCR por lo que resta del 2020.

Rodríguez considera que el CCIO ha venido previendo una serie de escenarios e instrumentando diferentes mecanismos y acciones para la presencialidad de las personas, utilizando la matriz de actividades presenciales, donde todas las unidades deben indicar quiénes estarán presentes en la Institución y poder proveerles de los equipos necesarios.

En el Edificio de Estudios Generales se están instalando pilas, jabón líquido y toallas de papel para el lavado de manos.

Precisamente, uno de los desafíos hacia la gradualidad en la presencia de personas estudiantes, docentes o personal administrativo es contar con los equipos necesarios para dotarlas de mayor seguridad ante la atención de la pandemia, esto dado que en el mercado nacional esos productos escasean y aunque se cuenta ya con materiales adquiridos, también se prevé que se necesitarán más hacia en los próximos meses.

Sobre los retos hacia el futuro Rodríguez dijo que “yo creo que nosotros ya los hemos visualizado con anterioridad, con lo que hemos venido manejando con esto de los protocolos, con la compra de equipo de protección personal, y con la virtualidad”.

Acompañamiento

Las personas usuarias de las disposiciones del CCIO consideran que la existencia de este Centro coordinador ha sido fundamental en el proceso de gestión de la pandemia en la UCR y además reconocen que han sentido un acompañamiento en los procesos de creación de protocolos, así como en los propios procesos de cada una de las unidades.

"El CCIO ha dado un acompañamiento importante a las unidades académicas y a la Universidad en general, tomando en cuenta el contexto inédito y de crisis en que nos encontramos y de lo cual nadie estaba preparado", expresó al respecto Guiselle M. Garbanzo Vargas, decana de la Facultad de Educación.

También agregó que el CCIO es una instancia que ha mostrado un alto compromiso en el contexto de la crisis, han sabido escuchar, cuando se les ha solicitado alguna audiencia o recomendación.

"Considero, que asumieron una tarea difícil, en un momento complejo, se reconoce el esfuerzo llevado a cabo, para que la Universidad tenga una instancia, que genere las directrices necesarias y guiar a la comunidad universitaria en este momento histórico, que atraviesa la humanidad. También ha sido muy anuente a recibir recomendaciones, lo cual es sumamente valioso, manifestó Garbanzo.

Alfredo Chirino Sánchez, decano de la Facultad de Derecho, también considera que la existencia  del CCIO y su trabajo han sido fundamentales en la atención de la pandemia, desde la UCR.

“Yo creo que para toda la comunidad universitaria esta situación pandémica ha sido de difícil tramitación y sobre todo de organización y era indispensable contar con el apoyo de alguna institución universitaria que nos permitiera guía, a la hora de tomar decisiones en el contexto de toda esta emergencia nacional”, comentó Chirino.

Considera asimismo que la labor del CCIO ha sido importante para las direcciones, decanatos y oficinas universitarias desde el punto de vista de asumir un liderazgo y una orientación y dar seguimiento con resoluciones y directrices en cuanto al tema de las condiciones en las cuales se puede seguir trabajando.

“Lo que uno puede evaluar son cosas como: primero, la oportunidad y necesidad de su acción, en segundo lugar la claridad, oportunidad y necesidad de las decisiones que ha venido tomando y la tercera es que, por lo menos en mi caso, una reciente consulta que hice oficialmente como decano, en relación con algunos temas internos de la facultad fueron atendidos de manera inmediata; y creo que esa capacidad y ejecutividad del órgano también es otro aspecto que no podemos olvidar en esta evaluación”, destacó Chirino.

Para Georgina Morera Quesada, directora de la Sede del Sur (Golfito) considera, por su parte que el CCIO es una instancia impresionante porque la gente que la integra trabaja con una gran entrega y compromiso y que se toman muy en serio el tema de las situaciones de emergencias.

“Yo creo que es una gran estrategia y definitivamente marca la diferencia en la atención de este proceso y a mí me parece que algo que es medular es esa sensación de acompañamiento que tenemos las autoridades, de sentir que hay alguien a quien acudir ante cualquier duda”, manifestó Morera.

Opina que el Centro es medular en la Institución y que no es casualidad  que todo se haya atendido de manera ordenada, informada y por ello piensa que esta es una ‘estrategia inteligentísima’.

“El trabajo que se ha hecho y la importancia del trabajo del CCIO es increíble, yo no me imagino, de hecho yo no creo que haya una institución en este país que haya tenido una organización, una capacidad de generar información, de dar directrices, en otra institución, yo, no lo creo, o sea, pueden haber habido esfuerzos muy buenos, pero del nivel de la Universidad de Costa Rica, con el CCIO, yo  creo que no, es que única esta estrategia”, opinó Morera.

El CCIO seguirá funcionando hasta el momento en que las actividades de la Institución puedan retomarse al 100%.