Expertos analizan cómo implementar mejoras en la seguridad para archivos digitales

La seguridad y el acceso idóneo de los documentos electrónicos representa un reto para las y los profesionales en archivística. Foto Karla Richmond.

El acceso y la seguridad a largo plazo de los documentos y las bases de datos electrónicos que guardan las universidades, ministerios y demás instituciones estatales y privadas son motivo de estudio por parte de organizaciones que procuran que esos datos se mantengan inalterados con el paso del tiempo.

Una de ellas es la Investigación Internacional sobre Registros Auténticos Permanentes en Sistemas Electrónicos (InterPARES, por sus siglas en inglés), una iniciativa que trabaja en la preservación de la autenticidad de los archivos digitales y su seguridad.

A la fecha nuestro país no forma parte de este grupo, pero existe un gran interés desde la Universidad de Costa Rica (UCR) para que a futuro esto cambie, por eso el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL UCR) solicitó a InterPARES realizar una de sus conferencias en Costa Rica, como una forma de acercar a ambas partes, exponer las temáticas relacionadas y fortalecer el vínculo.

Este hecho se concretó el 18 y 19 de febrero, cuando tuvo lugar el simposio Preservación digital de registros auténticos: investigación y resultados de InterPARES, que se realizó en el Aula Magna de la Plaza de la Autonomía, en la Ciudad de la Investigación de la UCR.

“InterPARES es la máxima autoridad a nivel mundial en cuanto a documentos y registros electrónicos, y tuvimos la dicha de que se concretara esta actividad en el país, la cual solamente se ha hecho en otros dos países de Latinoamérica: México y Brasil. Participaron 18 expositores provenientes de países como Canadá, Suecia, India, Croacia, España, México, entre otros, y asistieron más de 200 personas entre las que se encontraban profesionales en archivística, informática y bibliotecología”, indicó la Licda. Nuria Gutiérrez Rojas, directora del AUROL.

InterPARES es un grupo de trabajo que se creó en los años 90 por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y su objetivo es trabajar para poder dictar los lineamientos, las políticas y las metodologías que se aplican a la hora de preservar los documentos electrónicos.

“El ámbito electrónico es muy incierto, pues existen grandes inseguridades en temas de autenticidad de los documentos, además está el tema de la preservación; hay que preguntarse cómo vamos a preservar un documento y cómo acceder a la información, ya sea ahora mismo o dentro de 25 o 30 años. Asimismo, existe otro problema: la obsolescencia tecnológica, o sea, que si el formato en el que se guarda un documento estará disponible con el paso del tiempo o no. Estas y otras variables son las que investiga InterPARES, ellos se dividen por áreas y por grupos para poder analizar y dar respuestas a estas interrogantes”, detalló Gutiérrez.

Este simposio, que se desarrolló en el Aula Magna de la Plaza de la Autonomía, constituyó una gran oportunidad para el país de acceder a un novedoso conocimiento generado en el seno de InterPARES. Foto Otto Salas.

La Directora del AUROL afirmó que los archivistas y los informáticos tienen que trabajar en paralelo e integrar esfuerzos para lograr que los documentos electrónicos y las bases de datos estén seguras y accesibles a largo plazo.

“La preservación digital es un gran reto para las instituciones nacionales. La documentación impresa en papel la podemos encontrar siempre, es más accesible, pero cuando hablamos de la era digital es diferente, hay que tomar muchas previsiones con los documentos electrónicos, cartas y toda la información depositada en las bases de datos, como por ejemplo los sistemas de matricula y de recursos humanos en esta Universidad”, aseveró.

Acceso idóneo a los documentos electrónicos

Entre los especialistas que acudieron a este simposio en Costa Rica estuvo Luciana Duranti, directora del proyecto InterPARES e investigadora de la Universidad de Columbia Británica, Canadá; Duranti aseveró que es de vital importancia poder preservar las bases de datos y las informaciones fundamentales provenientes de las investigaciones científicas que se generan en todo el mundo.

“Procuramos que se mantengan las buenas prácticas en los archivos digitales, en la forma más fidedigna y accesible posible, para lograr compartir el conocimiento científico. Debemos mantener la autenticidad de la información a través del tiempo, para ello necesitamos seleccionar un formato de archivo correcto, incluir glosarios y diccionarios para conocer la terminología usada en las bases de datos, preservar los correos electrónicos de igual forma, así como los registros que existan y aporten datos a la información principal”, acotó Duranti.

La Directora de InterPARES recalcó que el objetivo de dicho proyecto es precisamente crear la teoría y la metodología que brinda soporte al desarrollo de políticas, regulaciones y procedimientos concernientes al registro digital, con el fin de asegurar la confianza de los datos que se archivan.

Finalmente el vicerrector de Administración, Dr. Carlos Araya Leandro, quien tuvo a su cargo las palabras de bienvenida para todos los participantes en este simposio, manifestó que la gestión del conocimiento tiene una enorme relevancia, ya que es un componente fundamental de toda estrategia dirigida a impulsar el desarrollo integral y en la búsqueda de optimizar resultados.

“La archivística tiene una posición estratégica desde donde perfeccionar la tarea de preservar el patrimonio y la historia de las instituciones, y a la vez orientar la mejora continua de los procesos de gestión de calidad y toma de decisiones. Por ello este quehacer se ha convertido en uno de los pilares que facilitan el diálogo interinstitucional, intersectorial e intercultural, indispensable para los tiempos de pluralidad que vivimos, y como salvaguarda del derecho a la información veraz y equilibrada”, concluyó Araya.