UCR renueva sistema de gestión interna para funcionarios

Un total de 10 000 funcionarios y funcionarias utilizan el sistema interno, conocido anteriormente como Expediente Único y que ahora pasará a ser Portal UCR (foto Archivo ODI).

Acciones como consultar el informe de pago de salario a través de un sitio fácil de usar, solicitar vacaciones desde el dispositivo móvil y realizar trámites desde una plataforma amigable con lectores de pantalla son algunas de las ventajas que el Portal UCR ofrece al personal docente y administrativo de esta Universidad a partir de este mes de marzo.

Dicho Portal fue desarrollado por el Centro de Informática (CI) y está orientado a simplificar a la comunidad universitaria el uso de los sistemas informáticos mediante productos más amigables, intuitivos y accesibles.

Los módulos del Portal UCR que estarán activos en esta primera versión son: Vacaciones (solicitud de vacaciones y creación de plan anual para jefaturas y funcionarios), Currículum Vitae (incluye las funcionalidades ubicadas en la pestaña “Personal” tales como datos personales, formación y empleo) y Relación Laboral (información sobre acciones de personal, planillas, constancias y reclutamiento).

Proceso interdisciplinario de la mano con los usuarios

Jorge Alvarado Zamora, coordinador del Área de Desarrollo de Sistemas de Información (ADS) del CI, comentó que este proyecto surgió de las necesidades expuestas por la comunidad universitaria en encuestas y grupos focales que aplicaron como parte del proceso de estudio.

“Para tomar en cuenta las experiencias y criterios de todas y todos se aplicaron pruebas de usabilidad con funcionarios, docentes, jefaturas administrativas, directores de unidades y personas con poca experiencia en el uso de equipos de cómputo. A su vez, se trabajó de la mano con las unidades propietarias de cada módulo. Este proyecto es una suma de esfuerzos en áreas como programación, desarrollo, diseño y comunicación, para responder a las necesidades de la comunidad universitaria”, indicó Alvarado.

La estudiante Alexa Torres, quien cursa la carrera de Filología Española y es usuaria continua de los lectores de pantalla, participó en el proceso de validación respectivo para que el Portal UCR respondiera correctamente a las necesidades de las personas con discapacidad visual.

El director del CEI, MSc. Alonso Castro Mattei, estuvo en la presentación oficial del Portal UCR que se celebró el martes 27 de febrero en el auditorio de UCAGRO (foto Melissa Gómez).

Agilidad y accesibilidad desde cualquier dispositivo

Con la realización de este proyecto se hizo un cambio en el paradigma para la elaboración de sistemas, aseguró Roberto González quien formó parte del equipo técnico, esto con la finalidad de desarrollar productos más accesibles y adaptables para los dispositivos móviles.

“Hoy en día se ha dado un gran aumento en el uso de tabletas y aplicaciones móviles, por lo que se desarrolló una plataforma responsive que permite al Portal UCR adaptarse a diferentes tamaños de pantalla”, aseveró González.

Por su parte Laura Castro Jiménez, también del equipo técnico, señaló que uno de los cambios más importantes es la sustitución de tablas de datos por tarjetas, lo que permite que el sistema responda mejor desde dispositivos móviles y además ayuda a que los lectores de pantalla puedan acceder a la información de manera más ordenada.

Asimismo, desde que las o los usuarios entran al Portal UCR, al digitar su cuenta institucional podrán percibir las mejoras en los aspectos gráficos, recalcó Danny Vargas Carranza, gestor del proyecto, quien añadió que este sitio se encuentra alineado con el estándar de diseño de esta Universidad. “Esperamos que el Portal UCR sea el primero en alinearse a la nueva versión de estándares gráficos y que sirva como base para los nuevos desarrollos”, manifestó Vargas.

El Portal UCR permitirá efectuar diversos procesos desde la misma plataforma, con la meta de facilitar la realización o aprobación de trámites desde un solo lugar y así disminuir el tiempo que invierten en dichas tareas funcionarios y jefaturas.

Yamileth Damazzio, funcionaria de la Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa (OAICE), participó en las pruebas de usabilidad y dijo que el trabajo realizado le parece valioso, ya que el Portal UCR proporciona herramientas más actualizadas y ágiles a la comunidad universitaria, “para mí ha sido una experiencia importante porque me permitió comprender la importancia de adaptarme a los cambios que se pueden dar, tanto en este Portal como en otros proyectos”, resaltó Damazzio.

Con el pasar del tiempo, el Portal UCR se convertirá gradualmente en el único punto de acceso a sistemas institucionales para los trámites de sus funcionarios, pues en sus próximas versiones incluirá los módulos restantes como: Viáticos locales, Viáticos al exterior, Becas al exterior, Transportes, etc.