UCR apunta a la eficiencia en transportes

Los nuevos sistemas informáticos permitirán hacer más eficiente la asignación de vehículos para las giras (foto Archivo ODI).

Con la puesta en marcha de un Sistema de Información para la Sección de Transportes la Universidad de Costa Rica (UCR) procura mejorar la eficiencia en todos los procesos relacionados con el control y uso de la flota vehicular a partir de este año.

La Sección de Transportes, de la Oficina de Servicios Generales (OSG), atiende alrededor de 13 mil solicitudes de servicio cada año. La mayoría  son giras programadas para los cursos y proyectos de investigación, además se atienden actividades sustantivas de la institución y se ofrece servicio de busetas para los docentes que imparten clases en las sedes.

Las giras son parte sustancial de los procesos educativos de muchas unidades académicas que requieren que los estudiantes realicen prácticas en el campo de trabajo como son las carreras de ciencias Agroalimentarias, Biología, Geografía, Antropología, entre otras.

Durante el año 2015 se recibió un total de 14.382 solicitudes de transportes, de las cuales 13.997 fueron atendidas con recurso propio y 385 fueron contratadas, según informó la jefa de Transportes, Ana Zúñiga.

Para atender esta fuerte demanda la Universidad cuenta con una flotilla de 79 vehículos entre los que hay buses, busetas, vehículos de doble tracción y automóviles, así como un equipo de 23 choferes. Hasta el momento, la Sección de Transportes gestionaba estos recursos mediante procesos manuales, con ayuda de hojas Excel.

Proyecto en fases

Con el fin de modernizar en estos procesos y lograr mayor eficiencia en el manejo de los recursos, la Vicerrectoría de Administración solicitó el visto bueno al Comité Gerencial de Informática para desarrollar el proyecto Sistema de Información para la Sección de Transportes, el cual tiene un costo aproximado de ¢131 millones.

Pedro Céspedes Calderón, director de proyectos del Centro de Informática de la UCR, explicó que el proyecto contempla cinco módulos que se desarrollan por etapas en un período de dos años. El primero que se desarrolló entre 2014-2015 es el módulo para solicitud de permisos de conducir para funcionarios, el cual ya está en funcionamiento.

El segundo es el módulo de ficha técnica de los vehículos, el cual consiste en una base de datos con todos los detalles e historial de cada vehículo donde la Sección de Transportes llevará un minucioso control del mantenimiento (aceite, llantas, revisiones, etc.).

El tercero módulo es el de solicitud de giras, el cual se está aplicando desde enero mediante un plan piloto en el cual participan 11 unidades académicas seleccionadas. Según detalló Ana Zúñiga, paulatinamente se incorporarán más unidades y la meta es que para el año 2017 toda la Universidad esté utilizando el sistema.

Como parte del proyecto también se desarrollará el cuarto módulo para control de combustibles y el quinto módulo que permitirá llevar un mejor control del inventario de la bodega de repuestos de la Sección de Transportes.

Funciones del sistema

En el módulo de solicitud de giras los usuarios pueden hacer las gestiones vía web con su usuario y clave del correo institucional a través de la plataforma Expediente Único. En esta plataforma se centralizan una gran cantidad de servicios administrativos como las consultas sobre pagos, trámites de vacaciones, solicitudes de viáticos, entre otros.

Una vez que ingresen al sistema podrán solicitar el vehículo con chofer o sin chofer. En el segundo caso el sistema verificará si la persona tiene permiso para conducir vehículos universitarios. Las solicitudes deberán hacerlas con 15 días de anticipación como máximo y confirmar 3 días antes, de este modo, en caso de que se cancele una gira podrá asignarse el vehículo a otra.

Con el propósito de reducir el número de viajes y aprovechar los espacios de los vehículos se incorporó la opción de compartir giras. Allí los usuarios pueden ver si hay giras que les convengan y matricularse en ellas en lugar de solicitar otra. Para lograr que el uso óptimo de esta función,  es necesario  un cambio de cultura institucional, según señaló Zúñiga.

Otra de las características del sistema es que se enlaza con el servicio de Google Maps para que los usuarios establezcan la ruta de viaje y así calcular distancias de las giras, tiempo de viaje y determinar cuál es el vehículo más adecuado según la distancia y tipo de camino. Además les indicará el costo aproximado de la gira.

Cada solicitud debe ser revisada y aprobada por el director o directora de la unidad académica, el jefe o jefa administrativa y la Sección de Transportes.

Plan piloto

En el plan piloto participan siete escuelas: Escuela de Biología, Escuela de Geografía, Escuela de Trabajo Social, Escuela de Comunicación Colectiva, Escuela de Psicología, Escuela de Formación Docente y la Escuela de Zootecnia. 

La Escuela de Zootecnia es una de las unidades que solicita regularmente el servicio de giras pues los cursos como producción animal y forrajes realizan las prácticas de los estudiantes en fincas. Según explicó la jefa administrativa, Shirley Vargas, el sistema hace más fácil y dinámico el proceso pues antes todas las solicitudes se hacían en papel.

También participan la Sección de Mantenimiento y Construcción y la Sección de Maquinaria y Equipo de la Oficina de Servicios Generales, el Centro de Investigación en Contaminación Ambiental y el Centro de Orientación Vocacional.

Luego de la primera reunión de evaluación con los usuarios, el desarrollador Pedro Céspedes y la jefa de Transportes Ana Zúñiga coincidieron en que la respuesta de los usuarios del plan piloto ha sido muy positiva y se señalaron algunos aspectos a mejorar en los que se está trabajando.

Se espera que en los próximos dos años este proyecto impactará todos los procesos de la Sección de Transportes de la Universidad de Costa Rica y permitirá mejorar el monitoreo de las operaciones de la flotilla institucional y mejorar la forma en que los usuarios acceden a los servicios de transporte y taller mecánico.