UCR inicia proceso cero papel

Una vez que se ponga en práctica el nuevo sistema de documentación digital, el Archivo Universitario conservará en papel solo los documentos que sean de interés histórico (foto Archivo ODI).

La posibilidad de contar con cartas, expedientes académicos y documentos para la toma de decisiones en el momento que lo requieran y prescindir del documento físico son algunas de las ventajas de los dos nuevos sistemas de información vía web, que darán inicio este año para modernizar y agilizar los procesos de la Vicerrectoría de Docencia y del Archivo Universitario.

Estos proyectos informáticos institucionales, que forma parte de las labores que desarrolla la Unidad de Gestión de Proyectos de la Rectoría dentro de la política de U–Digital, van encaminados a que la Universidad de Costa Rica vaya eliminando los trámites utilizando el papel y cada vez más se realicen los procedimientos en línea para beneficiar a los docentes y autoridades universitarias.

El Sistema de Colaboración Académico Docente (SICAD) de la Vicerrectoría de Docencia permitirá a todas las unidades académicas, centros e institutos de investigación gestionar centralizadamente las cargas académicas, e interactuar de manera más expedita con la Vicerrectoría de Docencia para las solicitudes de Régimen Académico, explicó el informático  de la Rectoría Michel Angulo Sosa.

Según los especialistas el sistema de documentación digital que usará la UCR es el mejor del país porque sigue las mejores prácticas de archivística.

Añadió que este sistema permite a las autoridades universitarias contar con información adecuada para la toma de decisiones más rápidamente, porque se integra de manera natural con la información proveniente de las Vicerrectorías de Acción Social, Investigación, Administración y Vida Estudiantil, así como con la Oficina de Planificación Universitaria.

Por otra parte, el nuevo Sistema de Documentación Universitaria (SISDOC) perteneciente al Archivo Universitario “Rafael Obregón”, brindará muy pronto servicios a todas las unidades universitarias para la adecuada gestión de la documentación; para esto se han implementado las mejores prácticas de archivística dentro de la cultura organizacional permitiendo así establecer flujos de correspondencia interna y externa, manejo de archivos y envío de documentos a custodia.

El sistema además incorpora tecnologías como la firma digital, y es independiente de paquetes ofimáticos. En otras palabras, permite el uso del software que mejor se adapte al usuario. 

“Con esto la Universidad continúa innovando en el uso de las tecnologías de información al servicio de la Comunidad Universitaria, promoviendo el uso de sistemas abiertos multiplataforma, y pensados en función del usuario” manifestó el Ing. Angulo, quien considera que este proyecto tendrá repercusiones positivas especialmente en las unidades académicas que tienen horarios vespertinos y que necesitan hacer trámites después de las 5 p.m. cuando la mayoría de las oficinas administrativas ya están cerradas.

También puso como ejemplo que para de la gestión de la documentación ya no sería necesaria la duplicidad de oficios, el documento físico que se extravía ya no es problema, porque se contaría con copias digitales y un solo documento puede estar distribuido en gran cantidad de destinatarios.

El sistema documental está adaptado a las necesidades de Costa Rica, en este caso va orientado a la gestión del conocimiento.