UCR sede de foro internacional sobre evaluación documental

En la UCR la gestión documental está a cargo del Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (foto archivo ODI).

Autoridades, profesionales, docentes, estudiantes y representantes de empresas relacionadas con el quehacer archivístico de Costa Rica, México, Argentina, Perú, Uruguay, Colombia, Brasil, España y Panamá, se darán cita en la Universidad de Costa Rica del 25 al 27 de agosto, para participar en el III Convivio Archivístico Nacional y en el II Foro Internacional de Evaluación de Documentos La formación en evaluación documental.

Según lo explicó la Licda. Raquel Umaña Alpízar, directora del Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (Aurol), las actividades enmarcadas en las celebraciones del Septuagésimo Aniversario de la UCR son organizadas por el Aurol con el apoyo de la Comisión de Archivos Universitarios del Consejo Nacional de Rectores (Conare), la Sección de Archivística de la Escuela de Historia y en coordinación con la Escuela de Archivología de la Facultad de Filosofí­a y Humanidades de la Universidad Nacional de Córdoba, Argentina y el Consejo Internacional de Archivos.

A juicio de la Licda. Umaña, ambas actividades, a realizarse en el auditorio del Lanamme, en la Ciudad de la Investigación, revisten gran importancia por cuanto la evaluación o valoración documental es uno de los procesos más importantes de la archivística, ya que analiza y determina los valores primarios y secundarios de los documentos y fija los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación de los mismos, total o parcialmente, sean estos con soporte físico en papel o electrónicos.

Destacó que actualmente una de las principales fallas de la archivística nacional es que no se aplican las denominadas tablas de plazos que determinan la vigencia administrativa y legal de cada serie documental, lo que impide a las instituciones planificar el espacio físico y los recursos técnicos que requieren para conservar el acervo científico y cultural.  Además, tampoco se toma en cuenta que la transparencia y el control institucionales se fundamentan en una buena gestión documental.

Uno de los retos de la archivística actual es la aplicación de criterios de valoración o evaluación a documentos electrónicos (foto archivo ODI).

Entre los temas a tratar el día 25 de agosto están la terminología archivística de la valoración documental, la relación de esa valoración con los procesos archivísticos de identificación, descripción, clasificación y conservación, la teoría de la macrovaloración de los documentos de archivo, la importancia de la integración de los comités institucionales de selección y eliminación documental y la gestión, evaluación y selección del documento electrónico.

El 26 de agosto, las y los participantes se concentrarán en el conocimiento de experiencias del ámbito internacional como la evaluación de documentos en Iberoamérica, la valoración documental en México y los Archivos Municipales de España, los archivos de la Administración Pública Nacional en Argentina, la metodología para la disposición final de series documentales y métodos, criterios, enfoques y técnicas para evaluar documentos de archivos y muestreo.

Finalmente, el 27 de agosto, analizarán la metodología de enseñanza y contenidos mínimos de la materia “Selección documental” en diversos centros de enseñanza de Latinoamérica, el caso práctico de Colombia en cuanto a documentación administrativa en las universidades y la evaluación documental y el reto que representan los documentos electrónicos y su valoración.

Proyecto a mediano plazo

Uno de los objetivos del foro es fortalecer la formación universitaria en archivística y la profesionalización permanente del recurso humano (foto archivo ODI).

La necesidad de realizar ese tipo de foros surgió en el 2009 en la Universidad de Córdoba, Argentina, ante ciertas carencias detectadas en los países de Iberoamérica.

El proyecto, que se espera culmine en el 2012 en Australia, cuenta con la aprobación del Consejo Internacional de Archivos y en él participan universidades de Costa Rica, México, Argentina, Perú, Uruguay, Colombia, Brasil y España, que realizan investigación en la materia.

Umaña destacó que lo importante del proyecto, primordialmente para la UCR, es avanzar en la aplicación de criterios, métodos y técnicas de valoración y selección que garanticen la conservación del patrimonio documental, la normalización y homologación terminológica con respecto a otros países y el fortalecimiento de la formación universitaria en archivística y la profesionalización permanente.

Uno de los principales retos a enfrentar es la aplicación de los mismos criterios de valoración o evaluación documental, a los documentos electrónicos contemplando la vigencia del sistema informático utilizado, la autenticidad, integridad y seguridad de los mismos, su organización y conservación en el tiempo y su acceso por parte de los usuarios.

Al respecto ha habido una buena respuesta de la comunidad nacional pues en ambas actividades participarán además de estudiantes y académicos de las cuatro universidades estatales, representantes de entidades como la CCSS, MEP, ICT, AyA, INA, Jupema, IDA, Incopesca, Icoder, Conapam, Recope, Bancrédito, el archivo y el registro nacionales, la Corte Suprema de Justicia, el Consejo Nacional de Concesiones y las municipalidades de Alajuela, Escazú, Santa Ana, Carrillo, Cartago, Siquirres y Guácimo, entre otros.