Documento electrónico impone nuevos retos para su conservación

El tema del gobierno digital y sus implicaciones en la gestión y seguridad de la información fue tratado en una mesa redonda, con la participación de estudiantes de la carrera de Archivística

El paso del documento tradicional, impreso en papel, al documento electrónico, en formato digital, representa un reto para los profesionales, quienes tienen que estar preparados para enfrentar los cambios tecnológicos y crear formas adecuadas de conservación.

A esta conclusión arribaron seis especialistas que participaron en la mesa redonda “Gobierno digital y sus implicaciones en la gestión y seguridad de la información”, organizada por la carrera de Archivística de la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica (UCR).

Durante la actividad, en la que participaron estudiantes del curso de licenciatura Seminario de temas archivísticos, se trataron aspectos como qué es el gobierno digital, los controles que se ejercen sobre la información en los servicios disponibles en Internet, la Sociedad de la Información y el Conocimiento, la preservación de la información en formato digital, el reto de los archivos en la incursión de las nuevas tecnologías y recomendaciones para la administración del documento electrónico.

Los expositores fueron la M.Sc. Alicia Avendaño Rivera, coordinadora del proyecto Gobierno digital de la Presidencia de la República; la Dra. Gabriela Barrantes Sliesarieva, directora de la Escuela de Ciencias de la Computación e Informática de la UCR; así como los licenciados Carlos Granados Molina y Esteban Cabezas Bolaños, docentes de la Sección de Archivística de la Escuela de Historia de la UCR.

También participaron el Lic. Adolfo Barquero Picado, jefe del Departamento de Cómputo del Archivo Nacional; el M.L. Yáyner Sruh Rodríguez, archivista del Banco Central de Costa Rica y el M.Sc. Francisco Durán Montoya, como moderador de la mesa redonda.

Los especialistas coincidieron en que el Gobierno digital es una necesidad ineludible, que busca el principio de eficacia en la administración pública, y que con éste se amplían las posibilidades de ofrecer información y las oportunidades de interacción de la ciudadanía con las instituciones del Estado.

Garantizar autenticidad

El Lic. Esteban Cabezas, docente de Archivística, afirmó que el reto de los archivistas y los conservadores de los documentos electrónicos es crear métodos prácticos que garanticen la autenticidad de la información

El Lic. Cabezas aseguró que el reto actual que une a los archivistas y a los conservadores de los documentos electrónicos es crear métodos prácticos que garanticen la autenticidad de la información y su conservación a largo plazo, porque “no existe una solución universal”.

Para ello, explicó, se debe realizar una correcta gestión documental, mediante la cual se logre la conservación preventiva de la información, para evitar el deterioro de los soportes de los datos o la pérdida total o parcial de la información, sobre todo en el caso de documentos de alto valor probatorio o cultural.

“El Archivista tiene una responsabilidad muy grande en la administración y prácticas archivísticas de estos documentos, y esto se realiza por medio de un programa de gestión documental”, puntualizó el conferencista.

En relación con el Gobierno digital, que se empezó a implementar en el país desde hace tres años, la M.Sc. Avendaño aseguró que este proyecto “revolucionará” las compras públicas y pondrá a funcionar un modelo de documentos electrónicos a escala nacional.

La funcionaria afirmó que se procura que las transacciones sean seguras, lo cual se logrará por medio de la firma digital, para garantizar la identidad de las personas y darle el mismo valor tanto a los documentos físicos como electrónicos.

Custodia y amenazas

La Dra. Barrantes destacó la importancia de establecer medidas de seguridad en un proyecto como el Gobierno digital, que está sujeto a las mismas amenazas que cualquier otra información disponible en Internet.

Los especialistas coincidieron en que el Gobierno digital es una necesidad en Costa Rica, con el cual se ampliarán las posibilidades de interacción entre la ciudadanía y el Estado

Aunque no se puede lograr seguridad completa, la especialista enfatizó en la responsabilidad de los usuarios en comprobar si se están tomando las medidas para la protección de los datos.

También se refirió al tema de la privacidad de los usuarios y dijo que para ello es necesario invertir dinero en la adquisición de equipos para la protección de la información de los clientes, con el fin aminorar las amenazas y asegurar la confidencialidad de los datos.

Por su parte, el Lic. Granados, quien expuso sobre el tema de la web 2.0 y la computación en nube (cloud computing), consideró que el Gobierno digital debe seguirle el paso a los cambios producidos por estas “manifestaciones de la Sociedad de la Información y el Conocimiento”.

Granados explicó que las nuevas tecnologías desarrolladas en Internet son “espacios en donde podemos interactuar con mucha libertad, con un acercamiento mucho mayor de lo que las tecnologías del primer web nos habían permitido”.

La computación en nube utiliza tecnologías que posibilitan un mayor grado de interacción y de acceso a servicios desde la red.

En ese sentido, dijo Granados, mediante las redes sociales y otras opciones presentes en Internet, las autoridades gubernamentales y de instituciones pueden establecer relaciones con la ciudadanía y ofrecer servicios gratuitos o baratos, a los que se puede acceder incluso por medio de las tecnologías móviles, como los teléfonos celulares.

Finalmente, Barquero manifestó que los archivistas tienen que convertirse en agentes de cambio en lo referente a la actualización tecnológica y Sruh, archivista del Banco Central, explicó las características técnicas que se deben considerar en la creación de documentos electrónicos.