Universidad de Costa Rica
La Oficina de Registro e Información de la Universidad de Costa Rica celebró recientemente cuarenta y ocho años de su creación, con la reinauguración del nuevo archivo estudiantil.
El acto contó con la participación de la Vicerrectora de Vida Estudiantil, MSc. Alejandrina Mata Segreda, el Director de esta dependencia, Ing. Warner Carvajal Lizano, sus actuales funcionarios y algunos ya jubilados.
Como parte de esta celebración se expusieron algunos documentos históricos que conserva esta dependencia, entre ellos las actas de notas de los graduados y egresados de la Facultad de Ingeniería de los años 1945 a 1947 elaboradas a mano, lo mismo que las actas de notas de los años 52, 56 y 57 también a mano, y varios de los sellos blancos que se utilizaron.
Además, se expusieron actas de notas de 1985 realizadas por lectora óptica, y las primeras actas de notas del presente año con el nuevo Sistema de Aplicación Estudiantil, con el fin de mostrar la evolución tecnológica que ha experimentado esta Oficina.
Según dijo la MSc. Alejandrina Mata Segreda Mata, la Oficina de Registro e Información ha ido adecuando sus procesos de acuerdo a los requerimientos institucionales, desde que en 1941 el entonces Secretario General de la UCR, Lic. Rogelio Sotela, hizo la primera lista de matriculados de su puño y letra.
Agregó que actualmente esta dependencia atiende más de 80 mil aplicaciones de matrícula, lo cual corresponde al número de cursos en que quedan matriculados los 28 mil estudiantes con que cuenta la UCR.
También dijo que esta Oficina siempre ha estado dispuesta a hacer las modificaciones necesarias para adaptarse a los últimos cambios tecnológicos.
En este sentido, apuntó que el paso siguiente es obtener los recursos económicos necesarios para adquirir los equipos que permitan digitalizar la correspondencia y automatizar los flujos de trabajo y los expedientes electrónicos.
Por su parte, el Ing. Warner Carvajal Lizano comentó que hace tres años esta Oficina estaba saturada de documentos, por lo que se trató de resolver el problema por medio de la adquisición de archivos móviles con los que ahorran un 40 % del espacio. De manera que el archivo ha adquirido un nuevo aspecto a la vez que permite trabajar más cómodamente.
“Hoy tenemos un archivo apropiado gracias a la colaboración de las autoridades universitarias, la Vicerrectoría de Vida Estudiantil, los funcionarios de la Oficina de Administración Financiera, de Servicios Generales, del Archivo Universitario, y de todas y todos los funcionarios del Registro que hicieron posible un trabajo exitoso”, apuntó el Ing. Carvajal.
También hizo un recuento histórico de esta Oficina, la cual fue creada con el nombre de Departamento de Registro y Estadística, en el acta 765 del Consejo Universitario del año académico de 1955-1956.
Agregó que dicho Departamento inicia sus labores el 19 de setiembre de 1955, con el fin de atender las solicitudes de ingreso, matrícula, deserciones y calificaciones; el registro de profesores, cátedras y nombramientos; la preparación de datos y estudios estadísticos referentes al profesorado, la población estudiantil y la matrícula, y la información sobre las diversas carreras universitarias, horarios, requisitos, exenciones de matrícula, reconocimientos de estudios y títulos del exterior, etc.
Posteriormente, en 1987 se convierte en oficina coadyuvante de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil, y en 1999 cambia su nombre por el de Oficina de Registro e Información.
Actualmente consta de cuatro unidades: Desarrollo Informático, Admisión y Matrícula, Expedientes y Graduaciones, y Calidad y Desarrollo, apoyada por un área administrativa y de archivo, y cuenta con 46 funcionarios.
En este sentido, el Ing. Warner Carvajal señaló que para el próximo año pretenden llevar a cabo la digitalización de la correspondencia y automatización de flujos de trabajo y expedientes electrónicos, el Sistema de Información, la ventanilla única, y la capacitación y desarrollo del recurso humano, para enfrentar los nuevos retos y mantener un servicio confiable, seguro y de alta calidad.